Wyobraź sobie szefa, który wszystkie swoje uwagi dotyczące Twojej pracy zatrzymuje dla siebie. Albo nauczyciela, który potajemnie notuje w dzienniku oceny i dopiero na koniec semestru odkrywa co sądzi o Twoich postępach…
Życie bez informacji zwrotnej? Pewnie jest możliwe, ale z pewnością naszpikowane jest nietrafnymi domysłami, frustracjami i licznymi błędami, których możnaby uniknąć.
Gdybym miał nauczyć początkującego menedżera, nauczyciela, trenera – kogokolwiek, kto w swojej pracy przekazuje innym informacje zwrotne, to z pewnością zacząłbym od tych 12 zasad.
1. Nie formułuj pochopnych wniosków
- przyjrzyj się najpierw sobie (swoim emocjom, nastawieniu), zanim zaczniesz rozmowę;
- bądź uważny i nie wyciągaj pochopnych wniosków, dopóki nie poznasz stanowiska drugiej strony i ewentualnych okoliczności, które mogły mieć wpływ na jej zachowanie.
2. Twoja wypowiedź ma służyć odbiorcy
- miej na względzie przede wszystkim dobro odbiorcy;
- pamiętaj, aby Twoja wypowiedź służyła jemu, a nie Tobie; była inspiracją do zmiany lub odkryciem czegoś, czego nie był świadomy.
3. Zadbaj o komfortowe warunki
- przekazuj informacje zwrotne w dobrym miejscu i czasie (dyskrecja, brak pośpiechu i hałasu, itp).
4. Unikaj stwierdzeń oceniających typu “Ty jesteś …”
- odnoś się precyzyjnie do tego, co i jak zrobił Twój rozmówca;
- unikaj stwierdzeń typu “Ty jesteś…” – uruchamiają one reakcje obronne (tłumaczenie się, zaprzeczanie, ignorowanie itp.) i obniżają samoocenę odbiorcy.
5. Mów wyłącznie we własnym imieniu
- skup się na własnej perspektywie i w przemyślany sposób przytaczaj reakcje oraz opinie innych;
- powiedz jakie odczucia wzbudziło w Tobie zachowanie rozmówcy, np. „Kiedy powiedziałeś … to miałam wrażenie, że …”
6. Zwróć się bezpośrednio ku odbiorcy
- mów “do kogoś” („Maćku, kiedy …”), a nie “o kimś” („Kiedy słuchałem Maćka”) – dzięki temu skupisz uwagę odbiorcy i zbudujesz z nim relację;
- zadbaj także o mowę ciała – zwracaj się ku odbiorcy i utrzymuj właściwy kontakt wzrokowy.
7. Nie porównuj z innymi
- pamiętaj, aby porównywać zachowanie rozmówcy do przyjętych norm i standardów;
- unikaj podawania przykładu innych, bo to może wzmagać niezdrową konkurencję, uruchamiać reakcje obronne, obniżać samoocenę.
8. Mobilizuj do zmiany i uskrzydlaj pochwałą
- w swojej wypowiedzi nie koncentruj się wyłącznie na zachowaniach, które warto zmienić – to demotywuje;
- powiedz o tych zachowaniach, które sprawiły na Tobie pozytywne wrażenie – to wyjątkowo mobilizuje do zmiany i uskrzydla.
9. Mów o swoich odczuciach
- pokaż szerzej własną perspektywę;
- prócz zaobserwowanych zachowań i ich konsekwencji, powiedz także o własnych odczuciach, np. „Kiedy stanąłeś tak blisko poczułem się niekomfortowo i odsunąłem się”.
10. Zachęć do próbowania nowych rozwiązań
- wskazując potrzebę zmiany zachowania zaproponuj życzliwie (niedyrektywnie) realistyczne alternatywy;
- zachęć do odkrywania i próbowania nowych rozwiązań, np. „Myślę, że możesz spróbować …”, „A gdybyś zrobiła to tak …?”
11. Obserwuj reakcje rozmówcy
- zachowaj uważność na reakcje rozmówcy i przekaż tyle informacji o nim, ile jest w stanie przyjąć;
- pamiętaj, że na możliwości te wpływają m.in.: czas, otoczenie, otwartość na opinie innych czy też emocje.
12. Otwórz się na rozmówcę
- bez względu na cel swojej wypowiedzi (docenienie lub zwrócenie uwagi), zadbaj najpierw o właściwą atmosferę;
- drobnym gestem (np. podanie ręki, uśmiech) zbuduj relację sprzyjającą dalszej rozmowie.
Co sądzisz o zebranych przeze mnie zasadach? Jaką zasadę warto dodać? Czekam na Twoją informację zwrotną – komentarz pod tym wpisem.
PS Jeśli korzystasz już z gry szkoleniowej Mądrość słów, to z pewnością znasz te zasady i wiesz, że dzięki niej można ich nauczyć w nietypowy i angażujący sposób.
